Autokostenforfait

1 Verklaring geen privégebruik auto

Door een verklaring geen privégebruik auto te overleggen, kan de werknemer ervoor zorgen dat zijn werkgever het autokostenforfait achterwege laat. Maar als de werknemer vermoedt dat hij toch meer dan 500 privékilometers gaat afleggen, moet hij de verklaring intrekken als hij een boete wil voorkomen.

2 Autokostenforfait

Indien een werknemer een auto van de werkgever ter beschikking gesteld krijgt dient het belastbare loon van de werknemer te worden verhoogd met 22% van de cataloguswaarde van die auto. Voor emissievrije auto’s geldt eveneens 22% maar daarop wordt een korting verleend zodat de bijtelling lager wordt. Men duidt deze forfaitaire bijtelling op het loon ook weleens aan met de term “autokostenforfait”. Er zijn overigens diverse uitzonderingen en afwijkingen op het autokostenforfait.

Voor ondernemers die de beschikking hebben over een auto van de zaak en deze kunnen gebruiken voor privédoeleinden geldt een vergelijkbare regeling, maar die is anders vorm gegeven. Zij dienen een winstcorrectie toe te passen. Dat betekent dat zij een onttrekking in aanmerking nemen, waardoor de aftrek van autokosten wordt verlaagd en hun fiscale winst dus wordt verhoogd. In beginsel zal de fiscus deze onttrekking stellen op een forfaitair bedrag van 22% van de catalogusprij van de auto plus BPM. Bij een auto van meer dan vijftien jaar oud zal het forfait 35% van de waarde in het economische verkeer zijn.

3 Grens van 500 privékilometer

Het autokostenforfait blijft achterwege als de werknemer of ondernemer aannemelijk maakt dat hij hooguit 500 privékilometers heeft gereden met een of meer auto’s van de zaak. Daarbij is men vrij in de manier waarop men dit aannemelijk maakt. De Belastingdienst eist echter in veel gevallen een sluitende rittenregistratie te overleggen. Dit kan worden gezien als de standaardmethode om onder het autokostenforfait uit te komen.

4 Verklaring geen privégebruik auto

Weet een werknemer dat hij geen of in ieder geval niet meer dan 500 privékilometers op jaarbasis met de personenauto van de zaak gaat rijden? Dan kan hij bij de Belastingdienst het aanvraagformulier voor de “Verklaring geen privégebruik auto” bestellen.

Als hij deze verklaring overlegt aan zijn werkgever, dient deze een kopie van de verklaring te bewaren in zijn loonadministratie. Met de verklaring laat de werkgever de bijtelling achterwege vanaf het eerstvolgende loontijdvak waarover hij het loon moet berekenen. Hij mag het autokostenforfait niet corrigeren voor loontijdvakken waarover de werknemer al loon heeft gekregen. Heeft de werknemer ten onrechte een Verklaring geen privégebruik auto verkregen en is de werkgever daarvan op de hoogte? Dan moet hij gewoon het autokostenforfait blijven toepassen.

5 Toch privégebruik

Vermoedt de inspecteur dat wel privéritten zijn gemaakt? Dan kan hij werknemer verzoeken om aannemelijk te maken dat die ritten toch zakelijk waren. Als de werknemer daarin niet slaagt, zal de inspecteur het standpunt innemen dat het autokostenforfait ten onrechte achterwege is gebleven. De Belastingdienst zal vervolgens de over dat forfait verschuldigde loonheffingen naheffen bij de werknemer. De werkgever blijft buiten schot. Tenzij hij wist dat de verklaring niet deugde maar toch het autokostenforfait achterwege heeft gelaten. Bovendien kan de schuldige van dit vergrijp een boete van € 4.411 (bedrag 2021) verwachten. Bij recidive kan de boete zelfs € 5.514 (bedrag 2021) bedragen.

6 Intrekking verklaring geen privégebruik

Stel dat een werknemer met een Verklaring geen privégebruik auto in de loop van het kalenderjaar meer dan 500 privékilometers gaat rijden. In dat geval moet hij dat zo snel mogelijk doorgeven aan de Belastingdienst. Daarnaast moet hij moet de verklaring intrekken. Daarvoor kan hij het formulier “Verklaring geen privégebruik auto: intrekken” gebruiken. De werknemer kan dit formulier online invullen en versturen. Daarnaast moet hij zo snel mogelijk zijn werkgever informeren. De werknemer kan binnen twee weken na ontvangst van het formulier een bericht van de Belastingdienst verwachten. Ook zijn werkgever zal een brief van de Belastingdienst ontvangen met daarin de informatie die nodig is voor de aanpassingen van de aangifte loonheffingen.

7 Toepassing autokostenforfait

In het geval van een intrekking van de Verklaring geen privégebruik auto geldt de bijtelling voor alle tijdvakken in het kalenderjaar waarin de werknemer de auto ter beschikking had. Dus ook voor de maanden waarin hij de Verklaring geen privégebruik auto had. Toch hoeft de werkgever dat niet met terugwerkende kracht te doen. Dat wil zeggen dat hij eerdere aangiftes loonheffingen niet hoeft aan te passen. De wijziging verwerkt hij wel in de huidige en toekomstige aangiftes loonheffingen door het voordeel van het privégebruik bij het loon op te tellen. Dit kan echter bijzonder vervelend zijn omdat de bijtelling dan wordt verdeeld over de resterende maanden van het jaar. Daarbij gebruikt de werkgever de bijtellingspercentages die op de betreffende auto van toepassing zijn.

8 Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik

Als de auto van de zaak een bestelauto is, kunnen ondernemers en werknemers eventueel een verklaring uitsluitend zakelijk gebruik overleggen. De Belastingdienst moet de ontvangst van zo’n verklaring bevestigen. Bij afgifte van een verklaring uitsluitend zakelijk gebruik blijft het autokostenforfait eveneens achterwege. Maar ook hier geldt dat de inspecteur om nadere bewijsvoering kan vragen als hij vermoedt dat sprake is van een privérit met de bestelauto. Kan de ondernemer of de werknemer niet aannemelijk maken dat hooguit 500 privékilometers zijn gereden? Dan kan de Belastingdienst de belasting over het autokostenforfait navorderen of naheffen. En ook in deze situatie riskeert de werknemer of de ondernemer een vergrijpboete van € 4.411 of € 5.514 bij recidive.

9 Intrekken verklaring uitsluitend zakelijk gebruik

Ondernemers en werknemers kunnen zo’n vergrijpboete voorkomen door tijdig de verklaring uitsluitend zakelijk gebruik in te trekken. De inspecteur dient ook de mededeling van deze intrekking te bevestigen. Heeft de intrekking van de verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto plaatsgevonden voordat de ondernemer of de werknemer de bestelauto ook voor privédoeleinden gaat gebruiken? Dan gaat de fiscus ervan uit dat de bestelauto tot het moment van de intrekking wel voor privédoeleinden ter beschikking stond, maar niet voor privédoeleinden is gebruikt.

10 Wisselend gebruik bestelauto

Als een werkgever bestelauto’s aan meerdere werknemers ter beschikking stelt en die door meerdere werknemers wisselend worden gebruikt, dan kan de werkgever opteren voor een eindheffing. Hij hoeft dan geen kilometeradministratie bij te houden. De werkgever betaalt dan € 300 per bestelauto per jaar voor het privégebruik van de werknemers met die bestelauto’s. Het verdere privégebruik wordt niet belast. De regeling is opgenomen in de wet loonheffing, deze geldt dus voor DGA's en andere werknemers, maar niet voor ondernemers met een VOF of eenmanszaak. De voorwaarden zijn:

• het moet gaan om een bestelauto;
• de regeling is geldig voor werknemers;
• er moet sprake zijn van wisselend gebruik;
• de aard van het werk moet wisselend gebruik tot gevolg hebben.

Disclaimer

De in dit memorandum opgenomen informatie is van algemene aard en heeft geen betrekking op de specifieke omstandigheden van een bepaald individu of een bepaalde entiteit. Hoewel bij de totstandkoming van dit memorandum de grootst mogelijke zorgvuldigheid is betracht, kunnen wij niet garanderen dat de daarin opgenomen informatie op de datum van ontvangst juist en volledig is of dat in de toekomst zal blijven. Op grond van deze informatie dient geen actie ondernomen te worden zonder adequate professionele advisering na een grondig onderzoek van de specifiek van toepassing zijnde situatie.